Projektinhallinta - näin johdat tiimisi menestykseen

Projektinhallinta on prosessi, joka ohjaa tiimin työskentelyä kaikkien projektin tavoitteiden saavuttamiseksi. Projektinhallinnan tavoitteena on tuottaa valmis projekti, joka täyttää tavoitteet. Tämän kertaisessa blogiartikkelissa selvitämme, miten projektinhallintaa käytetään tehokkaasti.

Mitä projektinhallinta on?

Projektinhallinnan avulla ohjaat tiimisi menestykseen - tähän kuuluvat tiimisi tavoitteet, työkalut ja tekniikat sekä pitkällä aikavälillä että päivittäisessä työssäsi. Projektinhallinta on tärkeää, koska se on johtajuutta, motivaatiota ja esteiden poistamista, jotka auttavat tiimejä ottamaan käyttöön uusia tuotteita tai palveluja, kasvattamaan liikevaihtoa ja saavuttamaan muita yrityksen tavoitteita.

Priorisoimalla tehokkaiden projektinhallintamenetelmien ja -puitteiden käytön, organisaatiot voivat ennakoivasti ja jatkuvasti parantaa työnkulkujaan välttääkseen ylikulutuksen ja virheet. Näinä nopeasti muuttuvina aikoina huipulle nousevat yritykset luottavat vankkaan projektinhallintaan pysyäkseen tehokkaina ja tuottavina. Tässä yksi projektinhallintamalli tiivistettynä:

Aloittaminen

Kuten minkä tahansa hyvän projektin kohdalla, valmistelu on tärkeää. Näin varmistetaan, että projekti saadaan päätökseen ajallaan ja budjetin puitteissa. Aloitusvaiheessa määritetään asiat, jotkä luovat projektin perustan. Päätä projektin laajuus. Se kattaa lähinnä sen, mitä projektissa saavutetaan ja mitä ei. Näiden rajojen määrittäminen auttaa sinua ja tiimiäsi keskittymään olennaiseen eikä työstämään liian isoa kokonaisuutta kerralla. Tässä vaiheessa tarkastellaan resursseja, aikaa ja tavoitteita, joita tarvitaan projektin toteuttamiseen. Ennen kuin aloitat varsinaisen projektinhallinnan, sinun täytyy myös budjetoida.

Suunnitteluvaihe

Tässä vaiheessa asetetaan keskeiset välitavoitteet ja päivämäärät, mukaan lukien hankkeen lopullinen päättymispäivä. Kun projektin ajoitus tehdään selväksi ja tarkoituksellisesti, voidaan varmistaa, että kaikki tiimin jäsenet etenevät kohti samaa päämäärää. Suunnitteluvaiheeseen kuuluvat myös tiimin jäsenten valitseminen ja heille oikean tehtävän delegoiminen. Tämän prosessin aikana on tärkeää hahmottaa, mitä projektinhallintamenetelmää tiimi aikoo noudattaa. Tässä vaiheessa moni tietokoneohjelmisto voi olla suureksi avuksi, voit valita useita eri ohjelmistoista.  

Projektin loppuun suorittaminen

Tässä vaiheessa on kyse vain siitä, että asiat saadaan tehtyä. Toteutusvaiheessa toteutat projektisuunnitelmasi yksityiskohdat yhdessä tiimisi kanssa. Tähän vaiheeseen kuuluu myös projektin etenemisen seurantaa. Projektipäällikön tulisi olla kokoajan tietoinen siitä että missä vaiheessa projektia ollaan menossa verrattuna projektisuunnitelmaan. Kun projekti on edennyt loppuun saakka, on viimeisen vaiheen aika, eli projektin tai lopputuotteen luovutus asiakkaalle tai toiselle tiimille.

Projektinhallintaan apua voi pyytää ammattilaisilta, esimerkiksi Adapro tarjoaa ohjeistusta sekä auttaa projektin eri vaiheissa.